每月月底都需要進行結賬處理,計算機結賬不僅要結轉各賬戶的本期發生額和期末余額,還要進行一系列電算化處理,檢查會計憑證是否全部登記入賬并審核簽章、試算平衡、輔助賬處理等.與手工結賬相比,電算化結賬工作更加規范,結賬全部是由計算機自動完成.

電算化結賬工作需注意以下事項:

(1)、專人負責.由于某月結完賬后將不能再輸入和修改該月的憑證,所以使用會計軟件時,結賬工作應由專人負責管理,以防止其他人員的誤操作.

(2)、結賬前應檢查該月的所有憑證是否均已記賬、結賬日期是否正確、其他相關模塊的數據是否傳遞完畢,以及其他結賬條件是否完備.若結賬條件不能滿足,則應退出結賬模塊,檢查當月輸入的會計憑證是否全部登記入賬.只有在本期輸入的會計憑證全部登記入賬后才允許結賬.

(3)、結賬必須逐月進行,上月未結賬不允許結本月的賬.若結賬成功,則應做月結標志,之后不能再輸入該月的憑證和記該月的賬;若結賬不成功,則恢復到結賬前的狀態,同時給出提示信息,要求用戶做相應的調整.

(4)、年底結賬時,系統自動產生下年度的空白數據文件(即數據結構文件,包括憑證臨時文件、憑證庫文件、科目余額發生額文件),并結轉年度余額,同時自動對"固定資產"等會計文件做跨年度連續使用的處理.

(5)、跨年度時因年終會計工作的需要,會計軟件允許在上年度未結賬的情況下輸入本年度1月份的憑證.企業可以根據具體情況,將結賬環境設置為"在上年未結賬的情況下不允許輸入本月的憑證".  

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