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Excel求和的秘訣分享

時間:2017-05-08 22:32 作者:會計學習網 次閱讀

【內容概況】一、萬行數據的自動求和我只用30秒,你要用多久時間呢? Sum函數即求和函數,是Excel當中最為常用最為簡單的統計還是之一。此函數返回某幾個單元格,或者單元格區域中所有數字之和,對于非數字類型的單元格包括文本、邏輯值、空值等自動忽略,對于錯誤值類型......

  一、萬行數據的自動求和我只用30秒,你要用多久時間呢?

 
  Sum函數即求和函數,是Excel當中最為常用最為簡單的統計還是之一。此函數返回某幾個單元格,或者單元格區域中所有數字之和,對于非數字類型的單元格包括文本、邏輯值、空值等自動忽略,對于錯誤值類型單元格則會報錯,如下圖所示:
 
 

 
 
 
  此函數雖然使用非常簡單,幾乎人人都可以會用,然而很多人使用起來效率并不高。
 
  下面我給大家介紹一個快捷輸入sum函數的小技巧。請看下面的案例:將表格中所有的總計行快速求和。
 
  操作步驟:
 

 
  單擊列序號A,拖拽至列序號M,既選中了A:M;

 
 
  按下Ctrl+G組合鍵,打開定位對話框,單擊定位條件,打開定位條件對話框,選擇空值,單擊確定;
 

 
  按下Ctrl+G組合鍵,打開定位對話框,單擊定位條件,打開定位條件對話框,選擇空值,單擊確定;
 
  這時候總計欄里所有的空單元格都被選中了,按下Alt+=組合鍵,完成表格所有總計行單元格的求和。
 
  下面能看一下動畫演示,到底有多快吧!
 
 

 
  這樣的操作一定不會超過30秒,如果你一列一列去自動求和五分鐘都不止
 
  二、Sumif函數:極其實用簡單的條件求和函數
 
  sum函數的確非常實用簡單,然而這個函數的功能卻極其有限,比如說他對下面的需求就無能為力:小胡,請統計一下咱們公司這個月男女員工各發出去了多少錢工資?
 
  當然這個需求的話,sum函數也能做,只是寫起公式比較復雜(我自信,大多數讀者不會寫),因此接下來我會給大家帶來另外一個實用的函數:sumif函數,專門解決這個問題。
 
sumif,由兩個單詞構成,一個是sum(求和),另外一個是if(條件)。字面意思就是:滿足某個條件,就加起來,否則,就自動忽略。因此使用這個函數,我們需要告訴Excel,我們的條件是什么?以及我們要對什么區域進行求和。
  因此這個函數應該是長成這樣:
 
=sumif(條件,求和區域)
  這跟我們實際見到的sumif函數不太一樣,實際是這樣的:
 
=sumif(條件區域,條件,求和區域)
  但我們簡單分析一下,這個跟我預想的公式本質上的意思卻是完全一致(雖然多了一個參數):條件區域及條件,這兩個參數不就是要讓我們告訴excel我們設定的條件是什么嘛。
 
  1.我就拿剛剛提到的例子做個實例:男員工工資發出去了多少錢?
 
  分析:條件為男員工(條件區域為性別列,條件為“男”。),求和區域工資所在的列。
 
  因此公式應該寫為:
 
=SUMIF(B:B,"男",D:D)
  條件可以采取引用單元的方式,因此這個公式也可以寫成:
 
=SUMIF(B:B,$B$2,D:D)
  2.我們剛剛舉的例子是非常簡單的。現在我們來看一個工作中比較常見實用的案例:統計一下各個花費科目分別都花出去了多少錢?如下圖所示:
一次性搞定各個科目的發生額統計
 
  使用sumif函數來完成這個統計我們需要知道,條件區域是什么?條件是什么?以及求和區域是什么?
 
  我們的條件是統計各個科目下產生的費用,因此:
 
  條件區域:即是左邊表格的第三列C列;
 
  條件:各個科目,分別就是郵寄費、獨子費、過橋路費以及手機電話費了;
 
  求和區域:理所當然是D列了。
 
  因此我們公式應該寫為:
 
  =SUMIF(C:C,F3,D:D)
 
  由于我們需要分別算出郵寄費、獨子費、過橋路費以及手機電話費各項的總費用,因此公式需要向下復制,因此中間的參數F3應該為相對引用。
 
  下面請看動畫演示:
 
 
動畫演示
 

 
  3.我們前面給出的條件都是相對來說比較簡單的,現在我們來看一看,如果是數字類的條件,我們如何輸寫呢?比方說:大于或者等于200的發生額總計有多少?如下圖所示:
 
條件寫法有變化
  分析:
 
  條件區域:發生額所在的列即D列
 
  條件:">=200",除了單元格引用、函數或者是數字外,其他的條件都要加上英文引號。
 
  求和區域:發生額所在的列即D列
 
  因此公式應該寫為:
 
  =sumif(D:D,">=200",D:D)
 
  這里要提到Sumif函數的一個特性:當求和區域和條件區域完全一致時,求和區域這個參數可以省略。
 
  因此此公式可以簡化為:=sumif(D:D,">=200")
 
  三、案例:Sumif函數巧妙取代Vlookup函數
 
  如下圖所示,我們需要快速查詢幾個員工的工資,通常有點Excel使用經驗的同學首先想到的應該是Vlookup函數,這個函數的確非常好用,然而這樣的統計Sumif照樣也可以干得挺好。
 


 
不止有vlookup函數,sumif函數更簡潔
 
  分析:
 
  條件區域:A列;
 
  條件:李明、王華、郭磊等;
 
  求和區域:實發數即B列。
 
  因此公式應該寫為:
 
=sumif(A:A,E3,B:B)
  比用Vlookup函數簡單一些,不是嗎?請看下圖操作。

 

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